Como cadastrar uma compra via XML (Entrada de mercadoria)
Neste artigo, você aprenderá sobre como cadastrar as compras da sua empresa através do arquivo XML da nota fiscal de
compra. Esse processo automatiza a entrada de mercadorias e atualização do estoque, preço de custo e venda e o cadastro
de novos produtos.
Registrar as suas compras é essencial para que o controle de estoque seja feito de forma correta e automática. Além
disso, você pode evitar erros no cadastro dos seus produtos ao importar o arquivo fiscal XML da sua compra pois os dados
dos produtos serão preenchidos automaticamente (Nome, cor, tamanho, código de barras, etc).
As compras também são integradas automaticamente com o seu Contas a pagar, facilitando o controle e gestão dessas
despesas.
Para acessar a tela de registro de compras, é necessário ter os seguintes perfis de acesso:
- Administrador
- Gestor
- Gerente
Acompanhe abaixo o passo a passo completo:
Cadastrando uma compra via Importação XML
O cadastro via arquivo XML automatiza boa parte do processo de registro da compra. Para iniciar, acesse o menu "Compras"
e clique no botão "Importar XML".
O próximo passo é selecionar o arquivo XML para importar ao sistema. Você pode fazer isso arrastando o arquivo para a
área pontilhada ou clicando no link "Selecione um arquivo".
Após selecionar o arquivo, clique em "Importar" e o sistema irá carregar automaticamente os detalhes da nota fiscal e os
produtos adquiridos.
Vinculando dados financeiro à compra
O próximo passo é adicionar os dados financeiros à compra, para gerar automaticamente a despesa no seu Contas a pagar.
Para fazer isso, na área de "Dados financeiros", basta selecionar o botão "Adicionar dados".
Preencha os dados da despesa:
- Forma de pagamento
- Parcelas
- Data de vencimento
E salve logo em seguida. A despesa será gerada no Contas a pagar e haverá uma indicação para isso:
Mapeando os produtos adquiridos
O próximo passo será mapear os produtos da nota fiscal de acordo com os seus produtos cadastrados no sistema. Se já
houve o mapeamento dos produtos adquiridos em compras anteriores, o sistema vinculará automaticamente o produto da nota
fiscal ao produto no sistema:
Mas, se é a primeira compra do produto, você irá mapeá-lo clicando no "+". Veja abaixo:
Ao fazer isso, você vai buscar e selecionar o produto cadastrado no sistema que refere-se ao produto da nota fiscal:
Caso você não encontre o produto no sistema, ou seja, é uma peça nova que foi adquirida, você precisará cadastrá-la.
Basta clicar em "+ Criar novo produto".
O EtiquetAi te ajuda no cadastro do novo produto pois as informações do item disponíveis na nota fiscal serão puxadas
automaticamente, facilitando e agilizando o preenchimento dos dados.
Feito isso, salve as informações para que o item da nota fiscal fique vinculado ao produto do sistema:
Processando os itens da compra
Após isso, você pode processar os itens na compra. Apenas os itens que foram mapeados serão processados.
Isso irá atualizar os seguintes dados dos produtos no sistema:
- Estoque
- Preço de custo
- Preço de venda
Para processar, basta selecionar o botão "Processar itens":
Se todos os itens forem processados, a compra mudará o status de "Pendente" para "Processado". Caso contrário, a compra
continuará pendente até que todos os itens sejam mapeados e processados.
Agora você já sabe como cadastrar uma compra via importação XML. Essa é a forma mais prática para registrar a entrada
das suas mercadorias, evitando erros no cadastro do produto e automatizando a movimentação de estoque.
